Cómo dar valor a una colección (II)

Digitalizar la colección

Este es otro momento clave cuando te enfrentas a un proyecto de esta envergadura, obviamente tienes que trabajar con bases de datos que ya aviso, están diseñadas en el infierno por el mismísimo diablo, por lo tanto más te vale tener claro cuáles son los campos que tienes que insertar y cuáles son los datos que hay que meter por registro.

Siguientes preguntas: ¿Qué base de datos utilizo? ¿Acces u Open Office Base? ¿Qué campos son necesarios? Otra vez, Ana Moreno me sacó del atolladero. Me concertó una cita con Mª Teresa Rios, del Servicio de divulgación de la Colección de Bellas Artes y Cartografía de la Biblioteca Nacional de España, que con gran cariño me mostró cómo catalogaban en la Biblioteca y cómo conservaba la institución los folletos (la conservación es otro tema aparte).

Bien, pues ya tenía todos los datos para comenzar. Refresqué mis conocimientos sobre bases de datos, ayudada por Fátima Fernández Sanemeterio y después de un larga jornada de trabajo, decidimos que era mucho mejor que en vez de una única base de datos hiciéramos pequeñas bases de datos para que la carga de trabajo no fuera tan grande. Hay que decir que las bases de datos si son muy grandes dan gran cantidad de problemas.

El material imprescindible: ordenador, escáner, lapicero blando (para marcar los folletos), goma de borrar y lupa, mucha lupa. Buscar los datos de un folleto es realmente entretenido. Si los tiene, lo más normal es que venga en una fuente minúscula en alguna esquina y hay que revisar todas las esquinas para verificar que está o no está. Internet y sobre todo todocoleccion fueron muy buenas fuentes. El tiempo medio dedicado a cada folleto fue de alrededor de cinco minutos.

 

 

En las bases de datos cuántos más campos mejor, aunque no los rellenes, siempre habrá un momento para acudir de nuevo al registro e ir completándolo. Hay campos imprescindibles, si no lo tienes, como por ejemplo, la fecha, se establece un código: SF (sin fecha) para que el campo no quede vacío. En mi caso decidí que todo iría en mayúsculas y sin acentos para evitar problemas a la hora de generar informes.

Si no tienes conocimientos en bases de datos, en internet tienes todo tipo de tutoriales que te explican los pasos a seguir. Yo por ejemplo tuve muchos problemas para generar informes con imágenes.

 

 

Todo este proceso de bases de datos supuso aproximadamente 5 meses.

Folletos catalogados: 1957 y jornadas de entre 5 y 8 horas dependiendo de cómo pudiera conciliar con mi vida. 

También cuento que no está aún todo catalogado ya que ha ido apareciendo nueva documentación, guías de viaje, postales antiguas, literatura viajera, anotaciones a mano, mapas, atlas, facturas de viajes, itinerarios, tickets... e incluso muestras de papel higiénico del extranjero, ¿quién pudo hacer semejante recopilación de material?